Continueer uw onderhoud, ook in tijden van crisis!

In tijden van crisis, zoals nu, is het belangrijk om je onderhoudsorganisatie draaiende te houden. Alleen op die manier kan er geproduceerd blijven worden. Tref daarom maatregelen om stilstanden te voorkomen, risico’s te beperken en toch kosteneffectief te blijven, ondanks de beperkingen die het virus ons oplegt.

1. Zorg voor back-up

We weten allemaal dat ‘thuiswerken’ al langere tijd de norm is. Binnen de industrie is het voor sommige collega’s echter noodzakelijk dat zij op de werkvloer zijn. De maintenance manager is zo’n voorbeeld. Hij is de verantwoordelijke voor de hele onderhoudsorganisatie, en heeft een cruciale functie. Geen productie, is geen omzet. Als deze manager door het coronavirus thuis, of in quarantaine komt te zitten, heb je een probleem. Hoe los je dit op? Het klinkt cliché, maar zorg voor een back-up! Vergaar op één A4-tje de belangrijkste informatie per functie binnen uw onderhoudsorganisatie en laat uw collega een back-up voorstel doen. Geen geschikte kandidaat? Vraag dan een flexibele externe partij om hulp!}

2. Maak gebruik van ‘onbekende’ technologieën

Je wilt zoveel mogelijk fysiek contact vermijden, maar je wilt natuurlijk wel dat je technische dienst kan blijven werken. Wellicht is dit een mooi moment om digitale oplossingen te implementeren en te onderzoeken wat er allemaal mogelijk is. Digitaal kunnen collega’s elkaar aansturen en met elkaar in contact blijven middels een online verbinding. Wijs één persoon aan die handig is met digitale communicatiemiddelen, die vervolgens aan collega’s kan uitleggen hoe het werkt. Microsoft Teams bijvoorbeeld: heel gemakkelijk om meetings te plannen, maar ook als tool om te beeldbellen tussen twee storingsmonteurs. Zo kan de ene vanuit thuis en de ander aan de productielijn werken. Op die manier kun je nog steeds gebruik maken van elkaars expertise.

Niet onbelangrijk: zorg voor een werkende VPN-verbinding, die toegang tot je onderhoudsbeheersysteem vanuit thuis ook mogelijk maakt. Nog geen onderhoudsbeheersysteem? Madolex helpt u graag verder.

3. Onderscheid noodzakelijk- en gewenst onderhoud

Vaak is een deel van het onderhoud écht noodzakelijk en een deel mogelijk niet. Dat heeft vaak te maken met de onderhoudsstrategie die wordt toegepast en in welke fase op de maturiteitsladder de onderhoudsorganisatie zich bevindt. Door Covid-19 wil je uiteraard zoveel mogelijk activiteiten minimaliseren, maar je wilt niet dat door gebrekkig onderhoud essentiële onderdelen falen, waardoor het proces tot stilstand komt. Ook wil je voorkomen dat je ‘non-compliant’ raakt door het niet uitvoeren van kalibraties. Bepaal daarom wat noodzakelijk en wat gewenst is.

Om te bepalen wat noodzakelijk onderhoud is, is het verstandig om een Small Group Activity op te zetten. Dit is een groepje collega’s dat, onder leiding van de maintenance engineer, een lijst genereert van alle geplande onderhoudsactiviteiten: zoals onderhoudstops en inspecties maar denk ook aan audits. Onderzoek en analyseer of er datums verzet kunnen worden, waardoor de lijst kleiner wordt en het noodzakelijk onderhoud over blijft. Die wijzigingen kun je vervolgens intern communiceren en doorvoeren op het planbord of in het onderhoudsbeheersysteem.

4. Optimaliseer de organisatie

Door alle maatregelen worden we gedwongen om terug te vallen op de essentie van de organisatie. Ongetwijfeld zult u gedurende deze ‘rare’ tijd hebben teruggekeken op de voorgaande periode. Zijn operationele en/of financiële targets gehaald, is de samenwerking tussen productie en technische dienst optimaal verlopen en zijn de bedrijfsprocessen nog adequaat ingericht? Uit ervaringen weten we dat al snel het gevoel ontstaat van: ‘Tsjah, zo doen we dat nu eenmaal hier’. Misschien kan het wel anders, eenvoudiger, sneller, efficiënter of effectiever. Soms werken we jaren op een bepaalde manier en denken we ineens: waarom doen we dat niet anders? Nu is het moment om eens kritisch te kijken wat beter kan. Begin met de meest belangrijke processen zoals storingen melden, planmatig onderhouden en onderdelen bestellen.

Bij het optimaliseren van de processen kun je denken aan het verhogen van je informatiemanagement! Breid je onderhoudsbeheersysteem uit met de nieuwe functionaliteiten, mobiele weergaves, augmented reality, metadata, onderhoudsplannen en reservedelen, zodat het systeem voor iedereen nog waardevoller is. Een systeem dat goed gevuld is, is namelijk tijd- en kostenbesparend.